Dateien hochladen und verknüpfen#

Zu einer vollumfänglichen IT-Dokumentation gehören oftmals auch Dokumente in Form Dateien. Ob nun Betriebshandbücher, Notfallpläne, Verträge, Installationsprotokolle oder Treiber: Wichtige Dateien gehören mit Objekten in i-doit verknüpft.

Dateien sind Objekte#

Jede hochgeladene Datei in i-doit ist automatisch ein Objekt. Das hat den Vorteil, dass man diesen Dateien beliebige Kategorien und Attribute zuschreiben und sie mit beliebigen anderen Objekten verknüpfen kann. i-doit bringt in der Standardinstallation bereits passende Objekttypen mit:

• Dateien und
• Notfallplan.

Diese lassen sich durch weitere benutzerdefinierte Objekttypen erweitern, beispielsweise für Betriebshandbücher.

Die eigentliche Funktionalität (hochladen, verknüpfen, etc.) ist im Kategorie-Ordner Dateien zu finden. Diese besteht aus folgenden Unterkategorien:

• Aktuelle Datei: Informationen zur hochgeladenen Datei, Download-Möglichkeit und Kategorisierung der Datei
• Dateiversionen: Zu jeder Datei können beliebig viele Versionen existieren. Ein erneutes Hochladen der Datei erzeugt eine neue Version.
• Zugewiesene Objekte: Mit welchen Objekten ist diese Datei verknüpft? (reine Ansicht ohne Funktion)

Der Kategorie-Ordner Dateien gehört zu den spezifischen Kategorien, der sich über die Objekttypkonfiguration beliebigen Objekttypen zuordnen lässt.

In mehreren rückwärtigen Kategorien erfolgt die Verknüpfung zwischen Datei-Objekten und weiteren Objekten:

• Dateizuweisung
• Handbuchzuweisung
• Notfallplanzuweisung

Diese globalen Kategorien können beliebigen Objekttypen zugeordnet werden und verfolgen ähnliche Funktionen, nämlich Dateien zuweisen.

Dateien hochladen und mit Objekten verknüpfen#

Eine neue Datei kann über zwei Wege hochgeladen werden: Entweder erstellt man ein neues Objekt vom Typ Dateien und lädt anschließend in der Kategorie Dateiversionen die Datei hoch. Oder man geht den Weg über das Objekt, das mit der Datei verknüpft werden soll: Hierbei nutzt man die Kategorie Dateizuweisung.

Für Dateien, die über die Kategorie Dateizuweisung hochgeladen werden, legt i-doit automatisch je ein Objekt an. Das spart einige Klicks.

Das Attribut Datei-Zuordnung (Objekt) ist dabei recht flexibel:

• Per Drag'n'Drop kann eine Datei vom Desktop & Co. in das Attributfeld hineingezogen werden.
• Per Autovervollständigung können bereits hochgeladene Dateien zugeordnet werden.
• Über das Lupen-Icon öffnet sich der Datei-Browser, über den die Datei hochgeladen und ausgewählt wird.

Der Datei-Browser listet alle verfügbaren Dateien auf. Diese lassen sich über das Attribut Kategorie einordnen, sodass eine bessere Übersicht gewährleistet ist.

Dateien in benutzerdefinierten Kategorien verknüpfen#

Um eine Datei mit einem Objekt zu verknüpfen, ist man nicht auf die Standard-Kategorien von i-doit angewiesen. In einer benutzerdefinierten Kategorie kann man Attribute vom Feldtyp Datei Browser hinzufügen.