Dokumentenvorlagen#
Übersicht der Vorlagen#
In der Übersicht der Dokumentenvorlagen verwaltest du bestehende Vorlagen. Du kannst Vorlagen erstellen, bearbeiten, löschen und aus Dateien importieren.
Über die Schaltfläche "Kategorien bearbeiten" gelangst du in den Dialog-Admin, wo du Dokumentenkategorien erzeugst, um Dokumente und Vorlagen thematisch zu gruppieren.
So fasst du Dokumente beispielsweise nach Art (Protokolle, Handbücher, ...), Abteilung, Sprache oder eigenen Kriterien zusammen.
Neue Dokumentenvorlage erstellen#
Über die Schaltfläche "Neu" erstellst du eine neue Vorlage. Das Add-on leitet dich in die nächste Eingabemaske weiter. Zu Beginn bearbeitest du allgemeine und kapitelunabhängige Inhalte.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Bezeichnung | Legt den Namen der Vorlage fest, über den du sie im System findest. |
| Kategorie | Ordnet die Vorlage einer Dokumenten-Kategorie zu. Es stehen nur Kategorien zur Verfügung, die du vorab erstellt hast. Die Kategorie kannst du jederzeit nachträglich ändern. |
| Deckblatt | Das Deckblatt gestaltest du nach eigenen Vorgaben. Es erscheint als erste Seite des fertigen Dokuments. Über die Registerkarte "Deckblatt" aktivierst oder deaktivierst du es. |
| Kopfzeile | Die Kopfzeile erscheint im oberen Bereich jeder Seite. Über die Registerkarte "Kopfzeile" aktivierst oder deaktivierst du sie. |
| Fußzeile | Die Fußzeile erscheint am Ende jeder Seite. Auch hier fügst du zusätzlichen Inhalt ein, vergleichbar zur Kopfzeile. Über die Registerkarte "Fußzeile" aktivierst oder deaktivierst du sie. |
| Inhaltsverzeichnis | Über die Registerkarte "Inhaltsverzeichnis" aktivierst oder deaktivierst du das Inhaltsverzeichnis. |
| Optionen | Hier legst du fest, welche Seiten für die Seitenzählung verwendet werden und ab welcher Seitenzahl gezählt wird. Außerdem machst du Vorgaben zum Format von Überschriften. Im unteren Bereich nimmst du weitere Einstellungen für die PDF-Dokumente vor, darunter Randabstände und Seitenausrichtung. Bei Bedarf lädst du eigene Schriftarten hoch, verwendest eigenes CSS oder setzt Hintergrundbilder für Deckblatt, Inhaltsverzeichnis oder weitere Seiten ein. |
| Benutzerdefinierte Felder | Unter "Benutzerdefinierte Felder" definierst du eigene Felder, die du später ins Dokument einbindest. Verschiedene Feldtypen stehen zur Verfügung. Über "Neues Feld hinzufügen" ergänzt du die benötigten Felder. Um die Felder im Dokument zu nutzen, musst du das Dokument einmalig erstellen. Danach stehen alle Felder in der Bearbeitungsansicht zur Verfügung. Damit die Angaben im PDF/HTML erscheinen, erzeugst du eine neue Revision. Bei aktualisierten Feldangaben ist ebenfalls eine neue Revision nötig. |
Kapitel im Dokument erstellen#
Nachdem du die Grundeinstellungen vorgenommen hast, speicherst du die Vorlage. Danach rufst du sie aus der Übersicht der entsprechenden Dokumenten-Kategorie erneut auf. Ab jetzt fügst du neue Kapitel über die Schaltfläche "Neues Kapitel" hinzu und gestaltest so die Inhalte des Dokuments.
Bestehende Kapitel passt du über das Stift-Icon an, das bei einem Mouseover erscheint. Gleichzeitig wird das grüne Plus-Icon angezeigt, mit dem du ein Unterkapitel erzeugst. Dieses steht in der Kapitel-Hierarchie eine Ebene tiefer. Über das X-Icon löschst du ein Kapitel wieder.
Jedem Kapitel vergibst du eine Bezeichnung, die gleichzeitig als Überschrift dient und im Inhaltsverzeichnis auftaucht (sofern aktiv). Sobald mehrere Kapitel existieren, wählst du ein übergeordnetes Kapitel aus. Die Auswahl "Kapitel Vorlage" erlaubt es, ein bereits bestehendes Kapitel zu referenzieren. Zusätzlich legst du fest, ob das Kapitel den verfügbaren Platz auf der letzten Seite des vorherigen Kapitels nutzt oder immer auf einer neuen Seite beginnt.
Im Bereich "Inhalt" kopierst du bei Bedarf Inhalte bestehender Kapitel in die Vorlage.
WYSIWYG Editor#
Im Eingabefeld fügst du den Inhalt des Kapitels über den WYSIWYG-Editor ein. Über die Icons fügst du unterschiedliche Inhalte ein. Die Icons sind in mehrere Bereiche aufgeteilt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
 | Der erste Block enthält alle Optionen für bestehenden Text: Einfügen, Ausschneiden, Rückgängig machen, Wiederherstellen, Suchen, Ersetzen und Markieren. |
 | Hier fügst du Hyperlinks, Ankerpunkte, Bilder, Tabellen und horizontale Linien ein. Bilder einfügen Füge Bilder nicht per Copy & Paste ein -- das speichert die Dateien direkt in der Datenbank und vergrößert sie schnell. Nutze stattdessen die Schaltfläche zum Einbinden von Bildern: per URL oder über die Upload-Funktion. Alternativ bindest du Bilder aus der gleichnamigen Kategorie über den entsprechenden Platzhalter ein. |
 | Der letzte Bereich der ersten Icon-Zeile passt die Ansicht an: Vollbildansicht, Textblöcke anzeigen oder in die Quellcode-Ansicht wechseln. Die Quellcode-Ansicht stellt den Inhalt unformatiert mit HTML-Tags dar. Hier trägst du eigenständig HTML-Code ein. Während der Bearbeitung im Quellcode-Modus sind alle weiteren Schaltflächen des WYSIWYG-Editors deaktiviert. Erst nach dem Umschalten zurück wird der HTML-Code interpretiert. |
 | In der zweiten Zeile führst du die Textformatierung durch. Neben den üblichen Optionen stehen auch Hoch- und Tiefstellung zur Verfügung. |
 | Hier erstellst du Listen und Zitatblöcke und wählst die Textausrichtung. |
 | Hier passt du den Textstil an, einschließlich Überschriften, Schriftart und Textgröße. |
 | Text- und Hintergrundfarben passt du hier an. |
 | Inhalte aus der Dokumentation bindest du dynamisch über Platzhalter ein. Details findest du im entsprechenden Kapitel. |
 | Hier fügst du einen automatischen Seitenumbruch ein. |
Vorlagen exportieren und importieren#
Vorhandene Vorlagen exportierst du bei Bedarf und importierst sie in andere Mandanten oder i-doit-Installationen. Öffne dazu die Vorlage in der Bearbeitungsansicht und klicke auf "Dokumentvorlage exportieren". Die Vorlage wird als ZIP-Datei bereitgestellt, die alle Inhalte inklusive eingefügter Bilder enthält.
Eine exportierte Vorlage lädst du in der Vorlagenliste über "Dokumentvorlage importieren" hoch. Wähle die ZIP-Datei vom lokalen System über den Browser aus. Danach steht die Vorlage im Add-on zur Verfügung.
Dokumentenvorlagen Duplizieren#
Über "Dokumentvorlage duplizieren" in der Übersicht vervielfältigst du bestehende Vorlagen. Wähle die gewünschte Vorlage per Checkbox aus und klicke auf die Schaltfläche. Im folgenden Dialog legst du den Namen des Duplikats und die Zielkategorie fest.
Online Repository#
Im Online Repository findest du fertige Dokumentenvorlagen, die du an deine Anforderungen anpasst und für die Dokumentenerstellung nutzt. Nach dem Herunterladen stehen sie in deinen Dokumentenvorlagen zur Verfügung.
Hinweis
Damit der Zugriff auf das Online Repository möglich ist, muss der i-doit Server mit dem Internet verbunden sein. Außerdem ist die Auswahl der verfügbaren Vorlagen abhängig von der gewählten i-doit Systemsprache.