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Maintenance#

Mit dem Add-on Wartungsintervalle können Wartungstermine geplant, koordiniert und gesteuert werden. Geplante Wartungen werden an beliebige Objekte geknüpft. Um die Termine nicht zu verpassen, werden automatisch Benachrichtigung per E-Mail gesendet.

Ein Praxisbeispiel finden Sie in unserem Blog

Download und Installation

Dieses Add-on kann nachträglich installiert werden. Detaillierte Beschreibungen bezüglich Download, Installation, Updates usw. liefert der Artikel "i-doit pro Add-ons".

Konfiguration#

Eine gesonderte Konfiguration ist nicht vorgesehen.

Rechtevergabe#

Unter Verwaltung → Rechtesystem → Rechtevergabe → Wartung können Rechte für Personen und Personengruppen angepasst werden.

Bedingung Beschreibung
Anstehende Wartungen Ermöglicht das Handhaben von amstehenden Wartungen
Alle Wartungen Ermöglicht das Handhaben aller Wartungen
Abgeschlossene Wartungen Ermöglicht das Handhaben von archivierten Wartungen
E-Mail Vorlagen Ermöglicht das Handhaben von E-Mail-Vorlagen
Bericht (Export) Ermöglicht den Export der Wartungen
E-Mails senden Ermöglicht das Erstellen eines Berichts

Wartung planen#

Wartungen können unter Extras → Wartung → Alle Wartungen angelegt und bearbeitet werden.

Wartung

Die Aktionsleiste hält diese Funktionen bereit:

Button Aktion
Neu Neue Wartung erstellen
Editieren Selektierte Wartung bearbeiten
Löschen Selektierte Wartungen unwiderruflich löschen
Abschließen Selektierte Wartungen als erfolgreich beendet markieren
E-Mails abschicken Betroffene Personen per E-Mail über die Wartungen informieren

Wartung

Legt man eine neue Wartung an, stehen folgende Optionen zur Auswahl:

Option Beschreibung
Wartung abgeschlossen Wurde diese Wartung bereits als abgeschlossen markiert?
E-Mail abgeschickt Wurde bereits eine E-Mail an die betroffenen Personen versendet?
Objekte Liste von der Wartung betroffenen Objekte
Wartungstyp Wartungen können hierüber kategorisiert werden.
Wartungstermin Zeitraum der geplanten Wartung.
Wiederkehrende Wartung Konfiguration von wiederkehrenden Wartungen. Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich.
Beschreibung Weitere Details
Empfänger Personen, denen die Wartung zugeordnet ist; diese erhalten eine E-Mail, wenn ihnen eine entsprechende E-Mail-Adresse zugeordnet ist (Kategorie Personen → Stammdaten). Bei Personengruppen als Empfänger werden ihre Mitglieder benachrichtigt.
Zugewiesene Rollen Alternativ oder parallel zu den Empfängern können die zugewiesenen Kontakte anhand ihrer Rollen (Kategorie Kontaktzuweisung) benachrichtigt werden.
E-Mail Vorlage Welcher Text soll per E-Mail versendet werden (siehe unten)?

Wartung

Anstehende Wartungen#

Hier können für Wartungen E-Mails versendet, Wartungen abgeschlossen oder erstellt/editiert werden.

Anstehende Wartungen

Abgeschlossene Wartungen#

Wird eine Wartung als abgeschlossen markiert, so taucht diese nicht mehr unter Anstehenende Wartungen auf (siehe oben). Stattdessen wird sie unter Extras → Wartung → Abgeschlossenen Wartungen aufgeführt.

Abgeschlossene Wartungen

Planungsansicht#

Eine ausführliche Übersicht aller Objekte, für die eine Wartung geplant oder bereits durchgeführt worden ist, befindet sich unter Extras → Wartung → Übersicht. Zur Filterung kann der Zeitraum definiert werden (Optionen Von und Bis).

Planungsansicht

Bericht erstellen#

Aus den bisher geplanten und durchgeführten Wartungen lässt sich ein Bericht erstellen, der als PDF-Datei heruntergeladen werden kann. Diese Funktion befindet sich unter Extras → Wartung → Wartung Jahresbericht (Export). Alternativ ist diese Funktion unter Extras → Report Manager → Views → Wartung Jahresbericht (Export) zu erreichen. Hierbei stehen folgende Optionen zur Auswahl:

Option Beschreibung
Überschrift Überschrift des Berichts
Wartungstyp Einschränkung auf einen bestimmten Typ
Von Anfangsdatum
Bis Enddatum
Logo für PDF Zusätzliches Bild, das in jede Seite integriert wird; das Bild muss vorher als Datei-Objekt in i-doit vorhanden sein.

Über den Button PDF Export & Download wird die PDF-Datei generiert und zum Herunterladen angeboten.

Wartungs-Bericht erstellen

Wartungsübersicht im Objekt#

Wenn sich ein Objekt befindet, wird dies innerhalb des Objekts symbolisch angezeigt. Auf jeder Seite eines Objekts, sprich in der Übersichtsseite oder innerhalb von Kategorien erscheint der Hinweis, das Objekt befinde sich In Wartung.

Es ist möglich die Kategorie Wartungsübersicht dem Objekttyp über die Objekttyp Konfiguration hinzuzufügen, somit lassen sich die Wartungen auch direkt im Objekt anzeigen.

Wartungsübersicht im Objekt

Wartungen auf dem Dashboard#

Auf dem Dashboard lassen sich geplante und abgeschlossene Wartungen im Kalender-Widget anzeigen. Diese werden hervorgehoben.

Kalender-Widget

E-Mail-Vorlagen anlegen#

Für jede geplante Wartung kann eine E-Mail generiert werden, um die betroffenen Personen zu benachrichtigen. Diese werden entweder als Empfänger oder über ihre zugewiesene Rolle angegeben. Welcher Text in der E-Mail verschickt wird, wird unter Extras → Wartung → E-Mail Vorlagen definiert. Hier sind beliebig viele Vorlagen möglich, die den einzelnen geplanten Wartungen zugeordnet werden (siehe oben).

E-Mail-Vorlage

Über den Button Neu kann man eine neue Vorlage anlegen, über Editieren eine bestehende bearbeiten. Über den Button Löschen können Vorlagen unwiderruflich gelöscht werden.

Das Formular zum Anlegen/Bearbeiten sieht folgende Optionen vor:

Option Beschreibung
Titel Betreff der E-Mail
Inhalt Text der E-Mail

Sowohl der Titel als auch der Inhalt können mit Platzhaltern bestückt werden, die vor dem Versand ersetzt werden. Die Liste der möglichen Platzhalter sind ebenfalls auf der Seite zu finden.

E-Mail-Vorlage

E-Mails automatisch versenden#

Der eigentliche Versand von E-Mails geschieht im Hintergrund über den Console, dem CLI Tool von i-doit. Dazu wird der Command maintenance verwendet. Es ist zu empfehlen, einen Cronjob einzurichten, um automatisch E-Mails zu versenden. Beispiel für den Aufruf:

1
sudo -u www-data php console.php --username admin --password admin maintenance

Das manuelle Versenden von E-Mails (Button E-Mails abschicken unter Extras → Wartung → Alle Wartungen) kann somit automatisiert werden.

Releases#

Version Datum Changelog
1.3 07.11.2023 [Task] Use new routes to display object and object type images / move add-on related files
1.2.2 22.08.2023 [Improvement] PHP 8.1 Compatibility
[Bug] Filter in list views not working
[Bug] Creating a new E-Mail template does not work when the objecttype constant of client,server or switch or not available
1.2.1 24.01.2023 [Bug] Error when sending multiple mails
1.2 05.09.2022 [Task] PHP 8.0 Compatibility
[Task] Design Compatibility
[Bug] HTML code in browser message
1.1.4 18.01.2021 [Improvement] Compatibility with i-doit 1.16
1.1.3 20.10.2020 [Bug] Maintenance without an object can be completed despite the error message
[Bug] Keeping the filters in add-on "Maintenance"
[Bug] Maintenance report shows the wrong period
[Bug] Placeholder model>manufacturer is swapped with model>title
[Bug] Email notification notifies archived contacts
1.1.2 31.07.2019 [Bug] Column 'Person (Role)' is empty when exporting[Bug] Maintenance report: periods underneath each other to save space
[Bug] Export of corrects duplicates objects
[Bug] Double mailing possible for recurring maintenance
[Bug] Maintenance can not be completed
1.1.1 05.12.2018 [Bug] Export does not report assigned contacts in the report
[Bug] Object browser for recipients shows no results
1.1 16.04.2018 [Verbesserung] Mehrfachauswahl von Typen in der Report-View
[Verbesserung] Definition von Uhrzeiten für Beginn und Ende der Wartung
[Verbesserung] Wiederkehrende Wartungen
[Verbesserung] Maintenance Handler umleiten auf Command und Command mit Logik aus Handler erstellen
1.0.3 18.12.2017 Initiales Release