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IT-Komponenten kommen und gehen. Sie werden geplant, angeschafft, betrieben und irgendwann wieder ausgemustert. Bingo: Es geht um das Life Cycle Management. In der IT-Dokumentation spielt dies eine wichtige Rolle, weil hierbei nachvollzogen werden kann, welchen Status eine Komponente haben soll bzw. hat. Zudem soll die IT-Dokumentation an sich archiviert und gelöscht werden können.

Lebenszyklus von IT-Komponenten

Der Lebenszyklus einer IT-Komponente wird im CMDB-Status dokumentiert. Bei einer frischen Installation von i-doit sind folgende CMDB-Status verfügbar:

  • Geplant
  • Bestellt
  • Geliefert
  • Montiert
  • Getestet
  • In Betrieb
  • Defekt
  • Außer Betrieb
  • In Reparatur
  • Aus Reparatur geliefert
  • Gelagert
  • Verschrottet

Der CMDB-Status kann in den Objektlisten als Spalte dargestellt werden, um möglichst schnell den Soll-Zustand eines dokumentierten Objekts zu recherchieren.

Planung

Durch das Abbilden des Lebenszyklus ist es möglich, i-doit für die Planung einzusetzen. Ob nun eine Anschaffung, ein größeres Update oder ein Umzug ansteht – die IT-Dokumentation ist immer mit dabei und bietet valide Aussagen.

CMDB-Status pro Objekt angeben

Um den gesamten Lebenszyklus eines Objekts abzubilden, wird pro Objekt das Attribut CMDB-Status in der Kategorie Allgemein verwendet. Wird ein neues Objekt angelegt, erhält dies In Betrieb als CMDB-Status, solange nichts anderes explizit angegeben wurde.

CMDB-Status verwalten

Das Hinzufügen, Ändern oder Löschen eines CMDB-Status erfolgt über Verwaltung → CMDB Einstellungen → CMDB-Status. Pro CMDB-Status werden folgende Angaben benötigt:

Lebenszyklus der IT-Dokumentation

Neben den zu dokumentierenden Objekten kann auch die Dokumentation an sich einem Lebenszyklus unterstellt werden. Wird ein Dokumentations-Artefakt nicht mehr benötigt, kann es archiviert werden. Ebenso kann ein Artefakt als gelöscht markiert werden, damit eine für die IT-Dokumentation verantwortliche Person dieses Artefakt unwiderruflich über Purge löscht.

Lösch-Prozess

Für größere Umgebungen lohnt es sich, für das Archivieren und Löschen von Dokumentations-Artefakten die nötigen Prozesse zu etablieren. Wann wird archiviert? Wer darf die IT-Dokumentation bereinigen? Solche Fragen sollten im Team unbedingt geklärt werden. Um lediglich bestimmten Benutzern oder Benutzergruppen das Recht zum Archivieren oder unwiderruflichen Löschen einzuräumen, bietet das Rechtesystem von i-doit die nötigen Einstellungen.

Zustände

So gut wie alle Dokumentations-Artefakte (Objekte, Kategorie-Einträge, Werte in Dialog+-Feldern u.v.m.) erhalten einen Zustand:

  • Normal: Beim gewöhnlichen Arbeiten (anlegen, ändern) erhält jedes Artefakt diesen Zustand und kann überall verwendet werden.
  • Archiviert: Das Artefakt wird aus der IT-Dokumentation ausgeblendet. Die weitere Verwendung, beispielsweise Verknüpfungen sind nicht mehr möglich.
  • Gelöscht: Das Artefakt soll unwiderruflich gelöscht (Purge) werden, existiert aber noch vollständig mit allen Beziehungen in der IT-Dokumentation. Ansonsten gleicht dieser Zustand dem von Archiviert.

Der Zyklus sieht vor, dass jedes Dokumentations-Artefakt den Zustand Normal erhält. Später folgt Archiviert, danach Gelöscht. Eine Wiederherstellung in den vorherigen Zustand ist jederzeit möglich.

Neben diesen drei Zuständen existieren bei Objekten Sonderfälle:

  • Unfertig: Wird ein neues Objekt erstellt, aber nicht gespeichert, erhält es diesen Zustand. Dies passiert beispielsweise, wenn ein Objekt zwar neu angelegt, aber der Button Speichern nicht gedrückt wird. Diese Objekte lassen sich nur über einen Report aufspüren und dann weiter verwenden. Daher sollten diese regelmäßig gelöscht werden. Dies kann über Verwaltung → Systemtools → Cache / Datenbank → Unfertige Objekte entfernen gemacht werden. Alternativ kann dies auch automatisch geschehen. Mehr dazu finden Sie weiter unten in diesem Artikel.
  • Template: Ein Objekt kann als Vorlage für weitere Objekte fungieren.
  • Änderungsvorlage: Ein Objekt kann als Änderungsvorlage für die Massenänderung fungieren.

Soll ein Dokumentations-Artefakt unwiderruflich gelöscht werden, folgt nach der Markierung als Gelöscht die Funktion Purge. Dies ist allerdings kein Zustand, denn alle Daten (auch der bisherige Zustand und jegliche Logbuch-Einträge) gehen dabei verloren, sodass nicht mehr nachvollzogen werden kann, dass dieses Objekt jemals existiert hat. Diese Funktion sollte also mit Bedacht verwendet werden.

Objekte archivieren, als gelöscht markieren oder unwiderruflich löschen (purge)

Der Zustand eines Objekts ist in der Allgemein-Kategorie sichtbar. Sollen ein oder mehrere Objekte archiviert, als gelöscht markiert oder unwiderruflich gelöscht werden, geschieht dies über die Objekt-Liste. Dazu werden die Checkboxen der jeweiligen Objekte markiert und einer der Buttons Archivieren, Löschen oder Purge gedrückt.

Es kann immer nur in den nächstmöglichen Zustand gewechselt werden. Ist ein Objekt im Status Normal, kann aus der Liste heraus nur der zum nächsten Zustand archiviert gewechselt werden. Gelöscht kann dann erst aus der oben rechts nach archivierten Objekten gefilterten Liste heraus werden. Zudem kann mit Wiederherstellen wieder auf den vorherigen Zustand gewechselt werden.


Beim unwiderruflichen Löschen (Purge) gibt es keine Rückfrage, außer es existieren Beziehungen zu anderen Objekten.

Kategorie-Einträge archivieren, als gelöscht markieren oder unwiderruflich löschen (Purge)

Eine ähnliche Funktionalität wie bei Objekten existiert bei manchen Listen-Kategorien ("Multi-Value"). Hierüber lassen sich Kategorie-Einträge archivieren, als gelöscht markieren und purgen.

Vereinfachtes Löschen (Quickpurge)

Soll ein Dokumentations-Artefakt unwiderruflich gelöscht werden, muss es zuvor erst archiviert und dann als gelöscht markiert werden. Um diesen Zyklus abzukürzen, bietet sich an, den Button Quickpurge zu aktivieren. Dies geschieht unter Verwaltung → Systemeinstellungen → System Parameters → Quickpurge-Button aktivieren. Auf diese Weise kann ein Objekt oder ein Kategorie-Eintrag unabhängig vom Zustand unwiderruflich gelöscht werden.

Auflisten aller archivierten oder als gelöscht markierten Objekte

Um eine Liste mit allen archivierten oder als gelöscht markierten Objekte zu erhalten, bietet sich ein Report an, der über den Abfrage-Editor zusammengestellt werden kann.

Unfertige/archivierte/gelöscht markierte Objekte oder Kategorie-Einträge gesammelt löschen (Purge)

Fast immer sind unfertige Objekte unerwünscht, denn sie sind nicht sichtbar und somit nicht zu bearbeiten. Aber auch archivierte oder als gelöscht markierte Objekte sind oftmals unerwünscht. Dasselbe gilt für Kategorie-Einträge. Daher bietet es sich an, diese unerwünschten Dokumentations-Artefakte permanent zu löschen (Purge). Hierfür existieren zwei Wege: manuelles oder automatisches Löschen.

Manuelles Löschen

Über die Web GUI lassen sich diese Artefakte löschen. Die entsprechende Funktionalität befindet sich unter Verwaltung → Systemtools → Cache / Datenbank → Objekte bzw. Kategorien. Nach dem Drücken eines der angebotenen Buttons wird eine Meldung mit der Anzahl der zu löschenden Objekte oder Kategorie-Einträge angezeigt und nach dem Löschen am unteren Ende der Seite eine Statistik angezeigt, wie viele Objekte bzw. Kategorie-Einträge gelöscht wurden.

Automatisches Löschen

Die i-doit Console bietet ebenfalls eine Möglichkeit, gewisse unerwünschte Objekte unwiderruflich zu löschen.  Ein Beispiel für einen Aufruf sowie die möglichen Parameter können im dazugehörigen Artikel für die Option system-objectcleanup eingesehen werden.

Der Automatismus besteht darin, den Aufruf per Cronjob regelmäßig auszuführen.

Zustandsänderungen im Logbuch

Im Logbuch werden Zustandsänderungen vollständig erfasst. Erst wenn ein Objekt bzw. ein Kategorie-Eintrag unwiderruflich gelöscht wird (Purge), werden auch alle zugehörigen Logbuch-Einträge endgültig gelöscht.